Voorbeeld email

Voorbeeld email, hoe schrijf je een Nederlandse professionele email?
Schrijf de perfecte mail met behulp van onze tips en voorbeelden. 

Een email is in veel opzichten vergelijkbaar met een zakelijke brief. 
De verschillen zitten in de adressering, handtekening en de wijze van versturen. 
Hieronder worden de verschillende onderdelen van een email besproken en staan een aantal voorbeeld email berichten. 

Voorbeeld email onderdelen

Een email bestaat uit de adressering, het onderwerp, de aanhef, de inhoud, de afsluiting en ondertekening. 

voorbeeld email adressering

Bij de adressering kan je kiezen tussen:

AAN: Dit is de ontvanger waaraan de mail gericht is. Dat kunnen ook meerdere ontvangers tegelijk zijn, bijvoorbeeld een team dat aanwezig is geweest bij een vergadering. 

CC: In de CC zet je geadresseerden die je meeneemt ter informatie, een kopie krijgen van de mail. De mail is niet aan hen gericht, maar de informatie is wel van belang. Voor de ontvangers is zichtbaar naar wie een mail in de CC wordt gestuurd. 

BCC: In de BCC staan ook geadresseerden die je ter informatie meeneemt, met het verschil dat niemand kan zien dat je naar deze geadresseerde(n) een kopie hebt gestuurd. 

voorbeeld email onderwerp

In het onderwerp van je mail geef je in het kort aan waar de email over gaat.
Als de mail bij de ontvanger binnenkomt, is het onderwerp direct zichtbaar. 

voorbeeld email aanhef

Voor wanneer de naam en het geslacht van de ontvanger niet bekend is, wordt het meest gebruik van de aanhef:

 Geachte heer/ mevrouw,

 

Andere opties zijn: 

Geachte heer mevrouw (achternaam)  

Geachte heer (voorletter, achternaam)

Geachte drs. (voorletter, achternaam)

 

Wanneer je een niet al te formele email stuurt, kan je als aanhef Beste (gevolgd door de voornaam, of gevolgd door meneer/ mevrouw Achternaam gebruiken. 

Er zijn nog andere mogelijkheden voor de aanhef, maar we hebben een aantal gebruikelijke voor je op een rijtje gezet.

voorbeeld email inhoud

Een zakelijke mail heeft in principe dezelfde opbouw als een standaard brief: je start met een inleidende zin/ alinea, in de volgende alinea ga je verder in op je onderwerp, geef je onderbouwing, en afsluitend geef je een samenvatting, of verzoek je tot actie. 

Via de mail kan je natuurlijk ook gewoon korte berichten sturen, of verwijzen naar documenten in de bijlage. 

Lees meer over de email opbouw. 

voorbeeld email afsltuiting

Een email sluit je in principe hetzelfde af als een gewone brief: een slotzin/ alinea, een groet en je naam/ (digitale) handtekening.

 

In de laatste alinea van je email kan je nog een verzoek plaatsen (bijvoorbeeld dat je verzoekt tot een bepaalde actie, een melding dat je email in behandeling wordt genomen, of een inhoudelijke reactie op je mail) en daarna volgt de standaard afsluiting:

 

Met vriendelijke groeten,

 

[NAAM AFZENDER]

[DIGITALE HANDTEKENING AFZENDER]

 

In de handtekening van een zakelijk emailbericht staan meestal de bedrijfsgegevens. De contactgegevens, linkjes naar de website en Socials en het logo. 

Lees meer over email afsluiten. 

voorbeeld email bezwaar

Voordat je ergens bezwaar tegen maakt, raden wij je aan de website te bekijken om te zien of er een procedure is om bezwaar te maken.
Niet in alle gevallen kan een bezwaar via de mail worden ingediend. 
Kan dit wel? Dan is hieronder een opzetje om je bezwaar via de mail te sturen:

Onderwerp: voorbeeld email bezwaar

Geachte heer/ mevrouw,

Hierbij maak ik bezwaar tegen [HETGEEN JE BEZWAAR TEGEN MAAKT]. 

Ik maak bezwaar omdat [REDEN WAAROM JE BEZWAAR MAAKT] Geef in je bezwaar in heldere bewoording aan waarom je bezwaar maakt. Als je bewijzen hebt zoals bijvoorbeeld foto's dan kan je deze in de bijlage van je mail toevoegen en er in de tekst naar verwijzen. 

Ik ontvang graag binnen [AANTAL] dagen een bevestiging van u dat mijn bezwaar in behandeling is genomen. Ook hoor ik graag hoe de verdere procedure in zijn werking gaat. 

U kunt mij bereiken via dit emailadres of via [TELEFOONNUMMER]. 

Met vriendelijke groet,

[NAAM]

voorbeeld email uit dienst

Als een medewerker uit dienst gaat, kan je via de mail de laatste zaken regelen en afspreken. Denk dan aan bijvoorbeeld de eindafrekening en eventuele in bruikleen gegeven goederen.
Hieronder een voorbeeld mail uit dienst:

Beste [NAAM],

Op [DATUM] verloopt jouw arbeidsovereenkomst en deze wordt zoals besproken niet verlengd. Daarmee is jouw laatste werkdag bij ons op [DATUM]. 

Wij verzoeken jou uiterlijk op [DATUM] de in bruikleen gegeven goederen aan ons te retourneren. Daarvoor kan je contact opnemen met [NAAM]. 
Verder zullen wij op [DATUM] uw eindafrekening opmaken en eventuele niet opgenomen reserveringen uitbetalen. 

Wij wensen u veel succes in uw verdere loopbaan en hopen elkaar nog eens te zien in de toekomst. 

Met vriendelijke groet,

[BEDRIJFSNAAM]

[NAAM]

voorbeeld email factuur

Stuur je een factuur per mail? 
Dan gebruik je een begeleidende mail en doe je de factuur in de bijlage, bijvoorbeeld:

Geachte heer/ mevrouw,

Graag verwijzen wij u naar de bijlage waarin u factuur [NUMMER] treft. 

Wanneer u vragen heeft kunt u contact opnemen met onze financiële afdeling op [TELEFOONNUMMER]. 

Met vriendelijke groet,

[NAAM]

voorbeeld email handtekening

Een emailhandtekening is de afsluiting van een mail.
Daarin kan je van alles verwerken, zoals een standaard groet, je naam en bedrijfsgegevens en linkjes naar je website en Socials.
In je mailprogramma kan je de emailhandtekening maken en opslaan, als je veel mailtjes stuurt kan het je een hoop tijd schelen.

Een emailhandtekening ziet er vaak ongeveer zo uit:

Met vriendelijke groet,

Carla’s Templates

Carla Vos

 

Logo, telefoonnummer, emailadres, website

 

Als je een bedrijf hebt ziet een emailhandtekening er een stuk professioneler uit. Je kan er daarnaast al je belangrijke informatie in verwerken.

Lees meer over het maken van een goede email handtekening. 

 

Overige voorbeeld emails

email met bijlage

Officiële brieven worden vaak als bijlage toegevoegd in de mail.
Je maakt je brief dan in bijvoorbeeld Microsoft Word en slaat hem op als PDF bestand. Deze kan je digitaal ondertekenen en bijvoegen in je mail.
In je mailbericht kan je dan een begeleidende tekst toevoegen zoals: Graag verwijs ik u naar de bijlage waarin ik mijn klacht met betrekking tot order [NUMMER] wil indienen. Bekijk een voorbeeld email klacht. 

 

voorbeeld email marketing

Bij emailmarketing worden email gebruikt voor direct marketing, er worden wervende teksten naar groepen mensen gestuurd, bijvoorbeeld een mailingbestand met potentiële klanten.

Voor emailmarketing kan je verschillende programma’s gebruiken, waarvan Mailchimp een bekende partij is.

 

voorbeeld email disclaimer

Een email disclaimer is een kennisgeving/ waarschuwing onderaan een email. Bijvoorbeeld over een mail die op een verkeerde plek terecht komt.

 

Voorbeeld email disclaimer

De informatie in dit e-mailbericht is vertrouwelijk en uitsluitend bestemd voor de geadresseerde. Wanneer u dit bericht per abuis ontvangt, verzoeken wij u contact op te nemen met de afzender per kerende mail. Verder verzoeken wij u in dat geval dit e-mailbericht te vernietigen en de inhoud ervan aan niemand openbaar te maken. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor onjuiste, onvolledige danwel ontijdige overbrenging van de inhoud van een verzonden e-mailbericht, noch voor daarbij overgebrachte virussen.

 

voorbeeld emails

Bekijk hieronder verschillende voorbeeld email berichten.
Bijvoorbeeld om je ziek te melden, of een aanmaning of adreswijziging te sturen. 

Voorbeeld email ziekmelden

In je cao en/ of arbeidsovereenkomst kan je terugvinden wat de voorwaarden zijn van je ziekmelding. Of dit bijvoorbeeld telefonisch moet geschieden, of ook via de mail kan.
Over het algemeen is het niet gebruikelijk om je ziek te melden via de mail of app. Het is in de meeste gevallen beter om, als je daartoe in staat bent, telefonisch contact op te nemen met je direct leidinggevende.

Lees meer over het ziekmelden per mail. 

Voorbeeld email sollicitatie

Sollicitaties gaan bijna alleen nog maar via de mail, of via online platforms.

Je kunt ervoor kiezen om je sollicitatiebrief in de mail zelf te schrijven en je CV als bijlage toe te voegen:

Geachte heer/ mevrouw [NAAM],

 

Na ons telefoongesprek van [DATUM] ben ik ervan overtuigd dat ik de perfecte kandidaat ben voor de vacature van [VACATURENAAM] omdat ik [OMSCHRIJVING KERN AANSLUITING]. Zorg ervoor dat het begin van je brief pakkend is en uitnodigt om verder te lezen. Hou het kort en bondig en probeer de aandacht van de lezer direct te pakken.

 

In de vervolgalinea’s ga je verder in op je CV en de aansluiting van jouw kennis en ervaring op de vacature. Belangrijk is dat je geen ellelange standaard teksten gebruikt, maar juist precies uitlicht waar jij trots op bent en wat je bijzondere prestaties zijn. Hou het kort en bondig, zorg voor een goede aansluiting met de vacature, geef een uitnodigende persoonlijke presentatie en toon je enthousiasme.

 

Ook is het goed om je te verdiepen in de bedrijfscultuur en aan te geven waarom jij daar zo goed binnen past. Ervaring leert dat de aansluiting op de bedrijfscultuur steeds belangrijker wordt. Misschien pas je wel niet zo goed op de vacature, maar pas jij als persoon zo goed bij de organisatie dat je toch een geschikte kandidaat blijkt te zijn.

 

Bedankt dat u de tijd heeft genomen mijn motivatie te lezen. Ik verheug me erop van u te horen en ik hoop op een persoonlijk gesprek waarin ik mijn meerwaarde voor uw bedrijf verder kan toelichten.

 

Met vriendelijke groeten,

[NAAM AFZENDER]

[HANDTEKENING AFZENDER]

 

 

Voorbeeld mail sollicitatie 2

Of je kunt in je mail alleen een begeleidende tekst te zetten en zowel je sollicitatiebrief als je CV in de bijlage apart toe te voegen:

 

Geachte heer/ mevrouw [NAAM], 

Graag verwijs ik u naar mijn CV en sollicitatiebrief voor de vacature van [VACATURE].

Met vriendelijke groet,

 

[NAAM]

Voorbeeld email aanmaning

Facturen, aanmaningen en herinneringen worden vaak oer mail gestuurd.

Je kunt ervoor kiezen om de aanmaning in de email tekst zelf te zetten, maar bij dit soort correspondentie is het gangbaar om de aanmaning als bijlage aan je mail toe te voegen, net zoals je een factuur meestal als bijlage in de mail stuurt. 

Voorbeeld aanmaning 1

Geachte heer/ mevrouw,

 

Graag vragen wij uw aandacht voor de aanmaning in de bijlage betreffende factuur [NUMMER].

Wanneer u vragen heeft, kunt u ons bereiken op: [TELEFOON] of [MAIL].

 

Met vriendelijke groet,

 

[NAAM]

 

 

Voorbeeld aanmaning 2

Geachte heer/ mevrouw (Naam),

 

Graag vragen wij uw aandacht voor een openstaande factuur a [BEDRAG]. Volgens onze administratie hebben wij nog geen (volledige) betaling ontvangen.

 

Factuurnummer              Factuurbedrag                 Betaaltermijn                   Vervallen

 

 

Wij verzoeken u vriendelijk de factuur alsnog binnen [AANTAL] dagen te betalen. Wanneer er vragen of onduidelijkheden zijn, kunt u ons bereiken op [TELEFOONNUMMER].

Met vriendelijke groet,

[NAAM]

Voorbeeld email adreswijziging

Om je adreswijziging snel aan iedereen door te geven kan je een standaard mailtje naar al je contacten sturen, bijvoorbeeld:

Voorbeeld mail adreswijziging privé

 

Beste [NAAM],

 

Hierbij wil ik je informeren dat ik per [DATUM] ga verhuizen.
Mijn nieuwe adres is: [NIEUWE ADRES].

 

Met vriendelijke groet,

 

[NAAM]

 

Voorbeeld mail adreswijziging naar instanties

 

Geachte heer/ mevrouw,

 

Hierbij wil ik mijn adreswijziging doorgeven, mijn klantnummer is [KLANTNUMMER].

 

Per [DATUM] is mijn nieuwe adres [ADRES]. Graag verzoek ik u mijn adresgegevens in uw systeem aan te passen en alle toekomstige correspondentie naar mijn nieuwe adres te richten.

 

Graag ontvang ik een bevestiging van mijn adreswijziging.

 

Met vriendelijke groet,

 

[NAAM]

 

Voorbeeld mail adreswijziging zakelijk

 

Geachte heer/ mevrouw [NAAM],

 

Hierbij willen we jullie informeren dat wij per [DATUM] gaan verhuizen naar ons nieuwe kantoorpand in [PLAATS].

 

Ons nieuwe adres is: [VOLLEDIGE ADRES].

Wij verzoeken u per [DATUM] alle correspondentie naar ons nieuwe adres te sturen.

 

Verder nodigen wij u graag uit voor de opening van ons nieuwe kantoor op [DATUM]. In de bijlage treft u de informatie over ons openingsfeest met een link naar de aanmeldingspagina.

 

Met vriendelijke groet,

 

[BEDRIJFSNAAM]

Voorbeeld email arbeidscontract

Als je een nieuwe medewerker in dienst krijgt, kan je het arbeidscontract per mail sturen.
De overeenkomst stuur je inclusief eventuele andere documenten in een welkom mail naar de nieuwe medewerker.
Bekijk de voorbeeld arbeidsovereenkomst templates.

 

Beste [NAAM],

 

Naar aanleiding van onze plezierige gesprekken, bieden we je hierbij een arbeidsovereenkomst aan voor [TYPE ARBEIDSOVEREENKOMST].

 

Verder hebben we een kopie van de cao [NAAM CAO] toegevoegd, welke van toepassing is op al onze arbeidsovereenkomst.

 

Wij ontvangen graag 1 exemplaar getekend retour voor [DATUM]. Wanneer je nog vragen hebt kan je contact opnemen met [NAAM] op [MAIL/TELEFOON].

 

Verder zien we uit naar een plezierige samenwerking!

 

Met vriendelijke groet,

 

[NAAM]

Voorbeeld email afsluiting

Een email sluit je in principe hetzelfde af als een gewone brief: een slotzin/ alinea, een groet en je naam/ (digitale) handtekening.

 

In de laatste alinea van je email kan je nog een verzoek plaatsen (bijvoorbeeld dat je verzoekt tot een bepaalde actie, een melding dat je email in behandeling wordt genomen, of een inhoudelijke reactie op je mail) en daarna volgt de standaard afsluiting:

 

Met vriendelijke groeten,

 

[NAAM AFZENDER]

[DIGITALE HANDTEKENING AFZENDER]

 

In de handtekening van een zakelijk emailbericht staan meestal de bedrijfsgegevens. De contactgegevens, linkjes naar de website en Socials en het logo.

 

Bekijk meer voorbeeld emails op topvoorbeelden.com.