opbouw email

Opbouw email, wat is de opbouw van een Nederlandse professionele email?
Schrijf de perfecte mail met behulp van onze tips en voorbeelden. 

Een email is in veel opzichten vergelijkbaar met een zakelijke brief. 
De verschillen zitten in de adressering, handtekening en de wijze van versturen. 
Hieronder wordt de opbouw een email besproken en staan een aantal voorbeelden. 

Voorbeeld opbouw email

Een email bestaat uit verschillende onderdelen:

• De adressering, de emailadressen waar de mail naartoe gaat en vanaf komt. 
• Het onderwerp, waar de mail over gaat. 
• De aanhef, Geachte heer/ mevrouw, of Beste [NAAM].
• De inhoud, de opbouw in verschillende alinea's.
• De afsluiting en ondertekening. 

Hieronder wordt de opbouw verder per onderdeel behandeld. 

voorbeeld opbouw email: adressering

Bij de adressering staan verschillende opties. De AAN, CC en BCC. Bij de VAN staat het mailadres waarvanuit je de email verstuurt. 

• AAN: Hier vul je de ontvanger waaraan de mail gericht is in. Dat kan 1 ontvanger zijn, maar kunnen ook meerdere ontvangers tegelijk zijn, bijvoorbeeld een team dat aanwezig is geweest bij een teamuitje. 
• CC: In de CC zet je geadresseerden die je meeneemt ter informatie, een kopie krijgen van de mail. De mail is niet aan hen gericht, maar de informatie is wel van belang. Voor de ontvangers is zichtbaar naar wie een mail in de CC wordt gestuurd. 
• BCC: In de BCC staan ook geadresseerden die je ter informatie meeneemt, met het verschil dat niemand kan zien dat je naar deze geadresseerde(n) een kopie hebt gestuurd. 

voorbeeld opbouw email onderwerp

In het onderwerp van je mail geef je in het kort aan waar de email over gaat.
Als de mail bij de ontvanger binnenkomt, is het onderwerp direct zichtbaar. 
Het onderwerp maak je niet te lang, omdat slechts een paar woorden zichtbaar zijn als de email binnenkomt. 

voorbeeld opbouw email aanhef

Het meest gebruikelijk is de volgende aanhef:

Formeel:
Geachte heer/ mevrouw,

Als de naam bekend is kan je de aanhef als volgt gebruiken:
Geachte heer [ACHTERNAAM]
Geachte mevrouw [ACHTERNAAM]

Informeel:
Beste [NAAM],

voorbeeld opbouw email inhoud

Een Nederlandse email heeft dezelfde opbouw als een Nederlandse brief: je start met een inleidende zin/ alinea, in de volgende alinea ga je verder in op je onderwerp, vervolgens geef je onderbouwing, en in de afsluiting geef je een verzoek tot actie of een korte samenvatting. 

Via de mail kan je natuurlijk ook gewoon korte berichten sturen, of verwijzen naar documenten in de bijlage. 

voorbeeld opbouw email afsltuiting

Een email sluit je in principe hetzelfde af als een gewone brief: een slotzin/ alinea, een groet en je naam/ (digitale) handtekening.

 

In de laatste alinea van je email kan je nog een verzoek plaatsen (bijvoorbeeld dat je verzoekt tot een bepaalde actie, een melding dat je email in behandeling wordt genomen, of een inhoudelijke reactie op je mail) en daarna volgt de standaard afsluiting:

 

Met vriendelijke groeten,

 

[NAAM AFZENDER]

[DIGITALE HANDTEKENING AFZENDER]

 

In de handtekening van een zakelijk emailbericht staan meestal de bedrijfsgegevens. De contactgegevens, linkjes naar de website en Socials en het logo. 

Lees meer over email afsluiten en een email handtekening. 

voorbeeld email handtekening

Een emailhandtekening is de afsluiting van een mail.
Daarin kan je van alles verwerken, zoals een standaard groet, je naam en bedrijfsgegevens en linkjes naar je website en Socials.
In je mailprogramma kan je de emailhandtekening maken en opslaan, als je veel mailtjes stuurt kan het je een hoop tijd schelen.

Een emailhandtekening ziet er vaak ongeveer zo uit:

Met vriendelijke groet,

Carla’s Templates

Carla Vos

 

Logo, telefoonnummer, emailadres, website

 

Als je een bedrijf hebt ziet een emailhandtekening er een stuk professioneler uit. Je kan er daarnaast al je belangrijke informatie in verwerken.

Lees meer over het maken van een goede email handtekening. 

 

voorbeeld email disclaimer

Een email disclaimer is een kennisgeving/ waarschuwing onderaan een email. Bijvoorbeeld over een mail die op een verkeerde plek terecht komt.

 

Voorbeeld email disclaimer

De informatie in dit e-mailbericht is vertrouwelijk en uitsluitend bestemd voor de geadresseerde. Wanneer u dit bericht per abuis ontvangt, verzoeken wij u contact op te nemen met de afzender per kerende mail. Verder verzoeken wij u in dat geval dit e-mailbericht te vernietigen en de inhoud ervan aan niemand openbaar te maken. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor onjuiste, onvolledige danwel ontijdige overbrenging van de inhoud van een verzonden e-mailbericht, noch voor daarbij overgebrachte virussen.

 

Bekijk meer voorbeeld emails op topvoorbeelden.com.