Gantt chart templates

Gantt chart templates: een Gantt chart is een weergave van een projectplanning in een soort staafdiagram dat de begin- en einddatum van taken binnen een project weergeeft. De diagram is genoemd naar Henry Gantt, een Amerikaanse ingenieur en managementadviseur die hem in het begin van de 20e eeuw ontwikkelde.

Gantt-diagrammen worden vaak gebruikt in projectbeheer om de voortgang van taken binnen een project te visualiseren en te volgen, en om mogelijke problemen of vertragingen te identificeren.

Waarom zijn Gantt charts belangrijk?

Gantt Charts zijn een belangrijk hulpmiddel bij projectmanagement. Het is een visuele weergave van de taken en de voortgang van een project, waardoor je in één oogopslag kunt zien hoe het project verloopt. Hierdoor kunnen projectmanagers beter plannen, de voortgang van het project beter bijhouden en tijdig ingrijpen als dat nodig is.

Een Gantt Chart kan gebruikt worden voor projecten van verschillende groottes en complexiteit, zoals de bouw van een huis, de ontwikkeling van software of de organisatie van een evenement. Door alle taken en mijlpalen in de Gantt Chart op te nemen, kunnen projectmanagers de voortgang van het project volgen en eventuele vertragingen of problemen op tijd oplossen.

Gantt Charts bieden ook een duidelijk overzicht van de verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden. Zo kunnen taken toegewezen worden aan specifieke personen en kunnen deze personen verantwoordelijk gehouden worden voor de voortgang van deze taken. Hierdoor wordt de verantwoordelijkheid binnen het team verdeeld en kan iedereen zijn of haar bijdrage aan het project leveren.

Een ander belangrijk voordeel van Gantt Charts is dat ze de communicatie tussen teamleden en belanghebbenden verbeteren. Door de voortgang van het project visueel weer te geven, kunnen teamleden en belanghebbenden in één oogopslag zien hoe het project ervoor staat. Dit kan misverstanden voorkomen en zorgen voor een efficiëntere samenwerking.

Tot slot kunnen Gantt Charts ook helpen bij het stellen van realistische deadlines en het bepalen van prioriteiten. Door de taken en mijlpalen in de Gantt Chart op te nemen en de voortgang bij te houden, kunnen projectmanagers beter inschatten hoeveel tijd er nodig is om het project af te ronden en welke taken prioriteit hebben.

Gantt chart templates stappenplan

Volg de onderstaande stappen voor een perfecte Gantt Chart.

Stap 1: Maak een lijst met taken Maak een lijst met alle taken die uitgevoerd moeten worden om het project te voltooien. Geef elke taak een naam en schat hoe lang het duurt om de taak te voltooien. Voeg ook de startdatum van elke taak toe.

Stap 2: Maak een tijdslijn Maak een tijdslijn waarop de taken en mijlpalen kunnen worden geplaatst. Dit kan bijvoorbeeld door een rij aan te maken met de datums van de start- en einddatum van het project.

Stap 3: Maak balken voor elke taak Voeg in de kolom van elke taak een balk in die de duur van de taak aangeeft. Dit kan gedaan worden door het maken van een rechthoekige vorm in de cel en het invoeren van de begin- en einddatum van de taak.

Stap 4: Voeg voorwaardelijke opmaak toe Gebruik de functie voorwaardelijke opmaak om de balken te kleuren op basis van de voortgang van de taak. Bijvoorbeeld groen als de taak is voltooid, geel als de taak nog bezig is en rood als de taak achterloopt op schema.

Een voorbeeldformule voor voorwaardelijke opmaak is: =EN(F$5>=$C6;F$5<=$C6+$D6-1). Hierbij is F$5 de datum van de tijdslijn en $C6 en $D6 de begin- en einddatum van de taak. Deze formule zorgt ervoor dat de cel wordt gekleurd als de datum van de tijdslijn valt tussen de begin- en einddatum van de taak.

Stap 5: Voeg mijlpalen toe Voeg mijlpalen toe aan de Gantt Chart om belangrijke momenten in het project te markeren. Dit kunnen bijvoorbeeld deadlines of belangrijke mijlpalen zijn.

Stap 6: Controleer en update de Gantt Chart regelmatig Controleer en update de Gantt Chart regelmatig om ervoor te zorgen dat de voortgang van het project correct wordt weergegeven. Pas de data van de tijdslijn en de begin- en einddata van taken aan als dat nodig is.

Gantt chart conditional formatting

Met behulp van Conditional Formatting (voorwaardelijke opmaak) in Excel kun je de Gantt Chart visueel maken. Voorwaardelijke opmaak maakt het mogelijk om bepaalde waarden te markeren of bepaalde cellen te identificeren. Onder bepaalde condities verandert het uiterlijk van een celbereik dat voldoet aan je voorwaarden. Hierdoor kun je cellen markeren die waarden bevatten die aan een bepaalde voorwaarde voldoen. Je kunt ook een heel celbereik opmaken en het exacte formaat variëren naarmate de waarde van elke cel varieert.

Met behulp van deze optie in Excel kun je bijvoorbeeld de dagen dat een project gepland staat een bepaalde kleur geven. Zo kun je in de Gantt Chart eenvoudig zien wanneer een bepaalde taak ingepland staat. Hierbij kun je gebruik maken van de datumwaarden van de tijdslijn en de begin- en einddatum van elke taak.

Als je gebruik maakt van een Gantt Chart met geplande data en daadwerkelijke data, kun je visueel maken hoe deze twee in verhouding staan tot elkaar. Je kunt bijvoorbeeld een kleur geven aan de balk die de geplande taak weergeeft, en een andere kleur aan de balk die de daadwerkelijke voortgang van de taak weergeeft. Hierdoor kun je in één oogopslag zien hoe de geplande en daadwerkelijke voortgang van het project zich tot elkaar verhouden.

Een voorbeeld van een formule voor voorwaardelijke opmaak in de Gantt Chart kan zijn: =EN(F$5>=$C6,F$5<=$C6+$D6-1). Hierbij is F$5 de datum van de tijdslijn en $C6 en $D6 de begin- en einddatum van de taak. Deze formule zorgt ervoor dat de cel wordt gekleurd als de datum van de tijdslijn valt tussen de begin- en einddatum van de taak.

Toepassing conditional formatting

·         Selecteer het celbereik, de tabel of het hele blad waarop je voorwaardelijke opmaak wilt toepassen.

·         Klik op het tabblad Start op Voorwaardelijke opmaak.

·         Kies voor een nieuwe regel.

·         Nu krijg je verschillende opties waar je uit kan kiezen en kan je de voorwaarden verder invulling geven.

Bij onze gantt chart templates hebben we gebruik gemaakt van een formule: de optie “een formule gebruiken om te bepalen welke cellen worden opgemaakt.

In onze eerste gantt chart template hebben we gebruik gemaakt van de formulie: =EN(F$4>=$C5;+F$4<=$E5). Vertaald betekent deze formule dat de datum van de cel groter of gelijk moet zijn aan de startdatum van de taak EN dat de datum van de cel kleiner of gelijk moet zijn als de einddatum van de taak.

Voorbeeld Gantt chart templates Excel

Hieronder staan 2 gantt chart templates in Excel. Zo heb je een beginnetje voor het maken van je gantt chart. Je kunt in Excel zelf ook een aantal voorbeeld tenplates vinden die je als opzetje kunt gebruiken. 

Gantt chart templates voorbeeld 1

Gantt chart templates voorbeeld 2

Gantt chart templates: uitleg

Een Gantt Chart is visueel hulpmiddel dat gebruikt wordt voor de planning van projecten. Projectleiders en projectmanagers maken er veelvuldig gebruik van om de projecten op een heldere manier te visualiseren. In de gantt chart staan alle taken van het project met de daaraan gelieerde start en einddata.

De gantt chart is genoemd naar Henry Gantt. Hij heeft de visulaisatie van projecten op deze manier geintroduceerd.

Gantt chart inhoud

• In een gantt chart staan aan de linkerkant de taken/ onderdelen van het project. Eventueel kan daar ook de naam van de verantwoordelijke projectmedewerker bij worden genoteerd. Aan de rechterkant van de gantt chart staan de data met de activiteiten in een workflow weergegeven.
• Alle taken hebben een begin- en einddata die wordt gemaakt op basis van een schatting. Je kunt de gantt chart eenvoudig maken, of uitbreiden met bijvoorbeeld afhankelijkheden, mijlpalen, en andere verbanden.
• De mijlpalen kunnen bijvoorbeeld een oplevering zijn, of een afhankelijkheid voor de start van een nieuwe (deel)taak.
• Het project kan op deze wijze goed bijgehouden worden.

In de gantt chart beheers je dus de duur van het project waardoor je kan aansturen en bijsturen indien nodig. Voordat je een gantt chart gaat maken heb je de volgende informatie nodig:

• De activiteiten die binnen het project plaatsvinden
• De verschillende fases van het project
• Een tijdsbepaling van de activiteiten en fases van het project
• De volorde van de activiteiten en fases van het project
• De verantwoordelijken voor de activiteiten
• Eventuele benodigde materialen voor het project
• De mijlpalen/ deadlines

Deze informatie verwerk je in de gantt chart en vervolgens is het van belang om de voortgang te bewaken tijdens het project. Je kunt dit doen door de voortgang van de activiteiten te controleren, de planning bij te stellen indien nodig en de mijlpalen goed te bewaken.

Een gantt chart is dus niet een overzicht wat je eenmaling maakt en verder laat voor wat het is. Het is een tool die continue in beweging is en bijgehouden wordt. In de regel komt de gantt chart bij elk projectoverleg naar boven en wordt deze als uitgangspunt gebruikt voor de voortgang van het project.

Er zijn verschillende softwareprogramma’s waarin je een gantt chart kan maken, maar je kunt deze ook gewoon in Excel maken. In Excel staan een aantal gratis gantt chart templates, je kunt hem ook van scratch maken met behulp van Excel en de voorwaardelijke opmaak, of je kunt gebruik maken van onze gratis gantt chart templates.

Stappenplan om een Gantt chart in Excel te maken:

1. Maak een lijst van alle taken met naam, start- en einddatum.
2. Maak een tabel in Excel met kolommen voor Taaknaam, Startdatum, Einddatum, Duur en Voortgang.
3. Voeg de taakgegevens in en bereken de duur van elke taak.
4. Voeg een nieuwe kolom toe voor Balken en maak de Gantt Chart met het grafiektype Stapelbare Balken.
5. Pas de opmaak van de Gantt Chart aan.
6. Voeg de voortgang van elke taak toe aan de Gantt Chart.
7. Voeg eventuele afhankelijkheden tussen taken toe.
8. Voeg eventuele mijlpalen toe.
9. Werk de Gantt Chart regelmatig bij en houd de voortgang van het project bij.

Lees mee over het ontstaan en gebruik van een gantt chart.