Voorbeeld Brief Kantoor

Voorbeeld Brief Kantoor, voorbeeld brieven voor het MKB zoals bijvoorbeeld voor afdeling personeelszaken of het secretariaat. Zoek de bijpassende template en ga direct aan de slag met je brief. 

Voorbeeld Brief Kantoor: het schrijven van een zakelijke brief

Hoe ziet een zakelijke brief eruit? Er is altijd een standaard opmaak van je brief of email. Zorg er altijd voor dat je brief de standaard opmaak heeft van een zakelijke brief of email. Dat betekent dat de NAW gegevens van de ontvanger en verzender erin staan, de datum en het onderwerp van de brief, de aanhef (wanneer je de naam van de ontvanger kent gebruik je deze, anders voldoet een standaard aanhef met "Geachte heer/ mevrouw", de inhoud van de brief en de afsluiting en ondertekening. 

Daarnaast adviseren wij om de brief met heldere taal te voorzien en de opbouw van de alinea's in de juiste volgorde te zetten. Je start de inhoud van de brief met een inleidende alinea waarin je kort aangeeft waar je brief over gaat. In de vervolgalinea's ga je verder in op het onderwerp. Afhankelijk van het onderwerp van je brief verzoek je de ontvanger om een reactie. Zorg ervoor dat als je een reactie termijn stelt, deze reëel en haalbaar is. Binnen 2 werkdagen een oplossing verwachten voor een complexe situatie is niet haalbaar. Ook zijn er bedrijven en instanties die zelf een standaard reactie termijn hanteren, houd daar rekening mee bij het schrijven van je brief en de verwachtingen die je hebt. 

Als huurder is het daarnaast van belang dat je weet wat je rechten en plichten zijn. Zoek deze uit alvorens je de brief stuurt, zodat je zeker weet dat je in je recht staat. 

Hoe ziet een zakelijke brief eruit?

---

Elke brief Template heeft de standaard opbouw, zo ook een voorbeeld Bezwaarschrift. Bekijk hieronder de verschillende onderdelen van een bezwaarschrift.

 

---

1. NAW GEGEVENS AFZENDER

[NAAM AFZENDER]

[STRAAT + HUISNUMMER]

[POSTCODE + PLAATS]

---

2. NAW GEGEVENS ONTVANGER

[NAAM ONTVANGER]

[STRAAT + HUISNUMMER]

[POSTCODE + PLAATS]

---

3. PLAATS EN DATUM

Bijvoorbeeld: Den Haag, 00-00-0000 OF Den Haag, 1 januari 0000 

De plaatsnaam begin je altijd met een hoofdletter. Verder kan je de keuze maken om de datum in cijfers uit te drukken, of om de maand voluit te schrijven (waarbij de eerste letter van de maand altijd een kleine letter is).

---

4. ONDERWERP

Hier geef je het onderwerp van de brief, bijvoorbeeld een referentienummer, of een verwijzing naar eerder contact. Je kunt hier bijvoorbeeld vermelden [bezwaar servicekosten factuur 0000]

---

5. AANHEF

Voor wanneer de naam en het geslacht van de ontvanger niet bekend is, wordt het meest gebruik van de aanhef:

 Geachte heer/ mevrouw,

 

Andere opties zijn: 

Geachte heer mevrouw (achternaam)  

Geachte heer (voorletter, achternaam)

Geachte drs. (voorletter, achternaam)

 

Wanneer je een niet al te formele brief stuurt, kan je als aanhef Beste (gevolgd door de voornaam, of gevolgd door meneer/ mevrouw Achternaam gebruiken. 

Er zijn nog andere mogelijkheden voor de aanhef, maar we hebben een aantal gebruikelijke voor je op een rijtje gezet.

---

6. EERSTE ALINEA

In de eerste alinea geef je een inleiding waarin je kort vertelt waar de brief over gaat. In dit geval dat je bezwaar maakt. Voorbeeld zinnen zijn:

Middels deze brief maakt ik bezwaar tegen [OMSCHRIJVING BEZWAAR]

Naar aanleiding van uw aankondiging van de huurverhoging, maak ik hierbij bezwaar tegen [OMSCHRIJVING BEZWAAR]

Op [DATUM] heeft u een boete gestuurd met referentienummer [NUMMER]. Tegen deze boete teken ik bezwaar aan. 

Op [DATUM] heeft u mij een officiële waarschuwing gegeven waartegen ik hierbij bezwaar aanteken. 

Hierbij maak ik bezwaar tegen [OMSCHRIJVING BEZWAAR]

Naar aanleiding van ons telefonisch contact d.d. [DATUM] maak ik hierbij bezwaar tegen [OMSCHRIJVING BEZWAAR]

---

7. TWEEDE ALINEA EN VERVOLG INHOUD

In de 2^e alinea ga je dieper in op je onderwerp, eventueel verdeeld in meerdere alinea’s. Geef een duidelijke omschrijving van hetgeen je bezwaar tegen maakt. Het is van belang om eerst uit te zoeken in hoeverre uw bezwaar gegrond is. Twijfelt u hierover, schakel dan deskundige hulp in. 

Als je bezwaar maakt op basis van je rechten, verwijs dan naar de wetteksten die er betrekking op hebben. Zorg er altijd voor dat je emoties buiten wege laat en dat je professioneel, helder en kort en bondig je bezwaar op papier zet. 

 

---

8. AFSLUITING

De afsluiting van de brief bestaat uit een afsluitende zin en een groet, bijvoorbeeld: Met vriendelijke groet. Bij formelere brieven wordt “Hoogachtend” gebruikt.  

Als afsluitende zin kan je een bepaalde termijn stellen waarbinnen je een reactie wil ontvangen, of je kan al een vervolg voorstellen. Geef ook duidelijk aan wie de contactpersoon is en hoe deze contactpersoon te bereiken is. 

---

9. ONDERTEKENING

De ondertekening van de brief bestaat uit de naam en de handtekening. Bij een digitale brief kan je er ook voor kiezen om een digitale handtekening te gebruiken.

 

---

10. BIJLAGEN

Voeg je bijlage(n) toe aan je brief? In dat geval zet je onderaan de brief dat er bijlage(n) aan toegevoegd zijn, met de naam van de bijlage(n).

 

Carla's Templates

Naast de voorbeeld brief kantoor staan er op Carla’s Templates GRATIS Templates voor onder andere Brieven, Cv's en nog veel meer. Bij de categorie BRIEVEN vind je naast Templates ook informatie over het opstellen van een Nederlandse brief, de afsluiting van een brief, tips om de perfecte brief op te stellen en nog veel meer. Bekijk al onze Brief Templates.

downloaden Voorbeeld Brief Kantoor

De bestanden zijn direct beschikbaar om te downloaden via ZIP;

Pak de ZIP file uit, sla het Word bestand op en ga direct aan de slag;

Je ontvangt bij de download de gratis Template in Microsoft Word en een handboek met instructies. 

gebruik van de voorbeeld brieven

De voorbeeld Templates zijn gratis voor privé gebruik;

Je bent zelf verantwoordelijk voor je document/brief;

Bij twijfel adviseren wij altijd een specialist in te schakelen;

Het is niet toegestaan deze Template door te verkopen of voor andere commerciële doelstellingen te gebruiken.

Lees meer over zakelijke correspondentie op de website van de kamer van koophandel.