---

OFFERTE

Voorbeeld offerte: een aanbod van producten en/ of diensten met prijzen en voorwaarden. In een prijsopgave staan onder andere de prijs en voorwaarden voor het leveren van de dienst en/ of product. Als de potentiele afnemer akkoord gaat met de offerte, wordt deze omgezet in een order.

Voor het opstellen van een prijsopgave volg je de volgende stappen:

1. Bepaal de verkoopprijs van je product en/ of dienst;
2. Maak een duidelijke omschrijving van de producten en/ of diensten die je aanbiedt. Geef daarbij de juiste specificaties, zodat het duidelijk is wat de potentiele afnemer kan verwachten.
3. Zet alles in een helder overzicht: Omschrijving, aantallen, prijzen.
4. Bepaal de geldigheid van de offerte, dat kan bijvoorbeeld 30 dagen zijn, of langer.
5. Zet een eventuele leverdatum in de offerte.
6. Vermeld je bedrijfsgegevens, zoals contactgegevens en contactpersoon.

Bekijk de gratis voorbeeld offertes, kies de offerte lay-out die bij je past, download het Word of Excel bestand en ga direct aan de slag. 

---

---

---

---

Een offerte opstellen doe je zo

Je kan een offerte in alle vormen en maten gieten, maar er staan altijd een aantal standaard basis gegevens in. Hieronder een stappenplan voor het maken van een perfecte offerte:

stap 1

Breng de wensen van de potentiële afnemer in kaart. Zorg ervoor dat je een goed beeld hebt van wat er gevraagd wordt. Als je vragen hebt, kan je die beter direct stellen zodat de offerte goed overeenkomst met de wensen.

 

stap 2

Vertaal de wensen van de potentiële afnemer naar een omschrijving van jouw diensten en/ of producten. Breng helder in kaart wat je werkzaamheden zullen zijn en tegen welke tarieven en voorwaarden dit aangeboden wordt.

 

stap 3

Verwerk de diensten/ producten in de vorm van een offerte. Je kan daarbij gebruik maken van een willekeurige lay-out, zolang de volgende gegevens er maar in staan:

1. Jouw NAW gegevens
2. De NAW gegevens van de potentiële afnemer
3. De offertedatum
4. Een offertenummer
5. Een omschrijving van de werkzaamheden/ producten
6. De prijzen
7. De geldigheidsduur
8. een eventuele verwijzing naar uw algemene voorwaarden

stap 4

Dubbel check je offerte en stuur hem per mail of post. 

---

---

---

voorbeeld offerte lay-out

Hieronder staat een voorbeeld offerte met de vaste onderdelen erin vermeld. Zorg in ieder geval dat deze onderdelen in je offerte staan, zodat het document aan alle eisen voldoet. 

---

Onderdelen lay-out offerte

1. NAW gegevens van de aanbieder: De offerte moet beginnen met de volledige naam, het adres en de contactgegevens van jouw bedrijf, inclusief een contactpersoon voor eventuele vragen of opmerkingen over de offerte. Dit creëert vertrouwen en laat de potentiële klant weten met wie hij of zij zaken doet.
2. NAW gegevens van de potentiële afnemer: De volledige naam, het adres en de contactgegevens van de potentiële klant moeten ook in de offerte worden opgenomen. Dit zorgt ervoor dat de offerte persoonlijker wordt en dat de potentiële klant de informatie heeft die hij of zij nodig heeft om de offerte te accepteren.
3. Offertedatum: Dit is de datum waarop de offerte wordt verstuurd. Het is belangrijk om de datum op te nemen, omdat dit de potentiële klant een duidelijk beeld geeft van wanneer de offerte is opgesteld en hoe lang deze geldig is.
4. Offertenummer: Het offertenummer is een uniek referentienummer waarmee de offerte kan worden geïdentificeerd en bijgehouden. Dit maakt het voor zowel de aanbieder als de potentiële afnemer gemakkelijker om de offerte bij te houden en te refereren als er vragen of opmerkingen zijn.
5. Omschrijving: Dit is een duidelijke omschrijving van de producten en/of diensten die je aanbiedt, inclusief eventuele specificaties. Zorg ervoor dat de omschrijving duidelijk en volledig is, zodat de potentiële klant weet wat hij of zij kan verwachten.
6. Prijs: De prijs van de producten en/of diensten die je aanbiedt, moet ook in de offerte worden opgenomen. Zorg ervoor dat de prijs inclusief alle bijkomende kosten is, zoals belastingen en eventuele verzendkosten.
7. Geldigheid: De geldigheid van de offerte is de periode waarin de offerte geldig is. Dit kan bijvoorbeeld 30 dagen zijn, maar kan ook langer zijn, afhankelijk van de aard van de producten of diensten die worden aangeboden. Het is belangrijk om deze periode duidelijk te vermelden, zodat de potentiële klant weet hoe lang hij of zij heeft om te beslissen.
8. Voorwaarden: Tot slot moeten de overige voorwaarden die gelden voor de offerte, zoals de levertijd of de betalingsvoorwaarden, duidelijk worden vermeld. Dit zorgt ervoor dat de potentiële klant alle informatie heeft die nodig is om een weloverwogen beslissing te nemen over het al dan niet accepteren van de offerte.

Op Carla’s templates staan ruim 100 verschillende gratis voorbeeld offerte templates. Al de voorbeeld offertes op deze website kan je gratis binnen enkele seconden downloaden. De bestanden zijn direct beschikbaar om te downloaden via ZIP. Je pakt de ZIP file uit, slaat het Word bestand op en kan direct aan de slag met je offerte. Je ontvangt bij de download ook de gratis Template in Microsoft Word en een handboek met instructies.

 

Uiteraard bepaal je zelf de prijzen die je in de offerte hanteert. Afhankelijk van het type potentiële afnemer, maak je de prijzen inclusief of exclusief BTW. Bij particuliere klanten is het gangbaar om de prijs inclusief BTW aan te bieden. Bij zakelijke klanten, waarbij de BTW aftrekbaar is, vermeld je de prijzen exclusief BTW.

 

Verder kan je ervoor kiezen om alles te specificeren, of om juist 1 totaalprijs te hanteren. Als er wellicht delen worden weggelaten, is het goed om alles te specificeren om te voorkomen dat je telkens de offerte aan moet passen.

 

Tegenwoordig gaat bijna alles via de mail, dus ook het sturen van een offerte. Je kan ervoor kiezen om alles in het mailtje te verwerken, of om de offerte en eventuele begeleidende brief als bijlage toe te voegen. Wij hebben de voorkeur voor de 2e optie. In dat geval gebruik je gewoon de standaard brief template, sla je deze als PDF bestand op zodra hij klaar is en maak je een begeleidende mail waarin je het document als bijlage toevoegt. Je kan dus elk willekeurig sjabloon gebruiken en deze als bijlage toevoegen.

Er zijn verschillende manieren om een offerte te maken en een aantal punten waar je vooraf aan moet denken. 

Als je een simpele offerte hebt, kan je ervoor kiezen om alles in 1 brief te verwerken. Voor bijvoorbeeld een training, coaching, eenvoudige dienstverlening, de verkoop van je auto kan je vaak al uit de bus met een eenvoudige brief van 1 pagina. Maak het niet ingewikkelder dan het is, maar zorg er wel voor dat alles erin staat.

 

Bij een uitgebreide offerte maak je een apart document en stuur je een begeleidende brief mee. Je kan je offerte zo uitgebreid maken als je wil. Zorg er wel voor dat het overzichtelijk blijft en er geen overbodige informatie in staat.

 

Je kan natuurlijk zelf kiezen in welk programma je de offerte maakt. Een veelgebruikt programma is Microsoft Word. De templates op deze website zijn gemaakt in Word, Excel, of een combinatie daarvan. Als je veel verschillende producten of diensten hebt en deze gespecialiseerd wil aanbieden, is Excel een beter programma op je offerte in te maken. Je kan daarin automatische berekeningen maken, zodat je alles foutloos kan weergeven. Als je offerte meer tekst bevat, dan is Word het perfecte programma om je offerte in te maken. Je kan er ook nog voor kiezen om je offerte in Word te maken en er een Excel bestand in te plakken. Dit bestand kan je dan weer bewerken als je er dubbel op klikt. Zo kan je gebruik maken van de voordelen van beide programma’s: Rekenen en Tekst/ lay-out.

 

Maak je uitgebreide overzichten met prijsberekeningen in je offerte? Dan is Excel het perfecte programma. Je kan er iets minder in qua lay-out, maar voor de berekeningen is het een perfect programma. Je kan er een mooi overzicht in maken en deze aan een begeleidende brief toevoegen. Excel heeft instellingen dat je netjes alles op 1 pagina kan laten passen en eventueel in te voegen in een Word bestand. Op die manier kan je makkelijker een offerte maken met tekst en berekeningen.

 

Een grote favoriet is de offerte in Word met een Excel bestand erin verwerkt. Als je in Excel de berekeningen maakt, kan je deze eenvoudig als Excel werkblad in je Word document toevoegen. Het Excel bestand blijft te bewerken en de berekeningen worden allemaal overgenomen. Het is als het ware een Excel werkblad in een Word omlijsting.

 

Het kan handig zijn om met een aanbetaling te werken. Zeker als je inkopen moet doen en dus van te voren al moet investeren. Je kan dit in overleg met de afnemer afspreken in het offertetraject. Voor dienstverlening is het minder gangbaar om met een aanbetaling te werken. In de wet is daar niets over geregeld. Voor de aanbetaling van producten is in de wet bepaald dat je niet kan worden verplicht om meer dan 50% van het aankoopbedrag aan hoeft te betalen.

Heb je een offerte gestuurd en nog geen reactie gekregen? Je kan er altijd even achteraan bellen, dan heb je gelijk een commercieel moment. Maar je kan ook een reminder sturen per brief of mail. Gewoon een kort berichtje zoals:

 

Geachte heer/ mevrouw, Beste [NAAM],

 

Op [DATUM] hebben wij u met veel genoegen een offerte gestuurd voor de [OMSCHRIJVING]. Wij zijn erg benieuwd of u de offerte in goede orde ontvangen heeft en of u wellicht nog vragen heeft over de inhoud ervan. De geldigheid van de offerte verloopt op [DATUM]. Hebben jullie al een beeld welke partij jullie zullen kiezen?

 

Wij horen graag van u.

 

Met vriendelijke groet,

Carla's templates

Op Carla’s Templates staan GRATIS Templates voor onder andere Brieven, Cv's en nog veel meer. Bij de categorie CV's vind je naast Templates ook tips om een perfect CV te maken. Bekijk al onze CV Templates. Lees alles over onze gratis cv templates en ga direct aan de slag. 

Bekijk ook de gratis voorbeeld cv's van topvoorbeelden.com.