Professionele Gratis voorb
eeld Templates
voor thuis en op kantoor. 






Klachtenbrief


Klachtenbrief uit de categorie Brief Templates voor Consumenten, bekijk alle BRIEF TEMPLATES uit deze categorie.

Op deze pagina staan de standaard opbouw van een klachtenbrief, tips voor de inhoud van de brief, de procedure voor het indienen van een klacht en de vele voorbeeld templates. 







hoe schrijf je een klachtenbrief?



Als je een klachtenbrief gaat schrijven, gebruik je de standaard opbouw van een zakelijke brief. Dat houdt in dat je begint met de NAW gegevens van de verzender en ontvanger, gevolgd door de datum en de plaats van de brief, het onderwerp van de brief, de aanhef, de inhoud (een inleidende alinea, gevolgd door verdere alinea’s met onderbouwing en de afsluitende alinea/ slotzin), de afsluiting,  groet en ondertekening met een verwijzing naar eventuele bijlages onderin.  




Zorg dat je in je onderwerp de nodige informatie zet om de klacht op de juiste wijze in behandeling te laten nemen. Bijvoorbeeld een ordernummer, factuurnummer, beschikkingsnummer, adres van je huurwoning, of je BSN nummer.




In de 1e alinea geef je een korte inleiding van je klacht, je vertelt in het kort waar je klacht over gaat.




In de vervolgalinea(’s) ga je dieper in op je klacht. Leg op concrete wijze uit waar je klacht over gaat en onderbouw dit met eventuele bijlages. Zorg ervoor dat je het zakelijk houdt en emoties achterwege laat. Als de klacht uitgebreid is, raden wij aan om puntsgewijs je klacht te onderbouwen. Bedenk voor jezelf wat voor jouw mogelijke oplossingen zijn. Deze kan je in je brief vermelden, zodat voor de ontvanger duidelijk is wat je doel is.




Sluit de klachtenbrief af en geef daarbij een redelijke reactie termijn, bijvoorbeeld een termijn van 4 weken.




Als je onderbouwingen hebt van je klacht, kan je daarnaar verwijzen en deze in de bijlage toevoegen. 



 

Stuur de brief aangetekend, of per mail met een ontvangstbevestiging, zodat je kunt bewijzen dat de klacht is ingediend en ontvangen. Bewaar altijd een kopie van de brief voor je eigen administratie.

 






PROCEDURE INDIENEN KLACHT


Als je een klacht heb, kan je deze op verschillende manieren kenbaar maken. Wij raden je aan om zelf een inschatting te maken van de juiste wijze van het kenbaar maken van je klacht. Veelal zal het verloop als volgt zijn:



  1. Bespreek de klacht mondeling met de betrokkenen, vaak kan je op deze manier al tot een oplossing komen en dit is verreweg de snelste manier.
  2. Bekijk of er sprake is van een klachtencommissie, veel organisaties hebben een klachtencommissie waar je terecht kan met je klacht. Check de website van de organisatie of er een klachtencommissie is. Je kunt ook de naam van de organisatie + het woord “klachtencommissie” intoetsen bij google- als er een klachtencommissie is zal google gelijk naar de juiste pagina gaan. Bekijk hier bijvoorbeeld de klachtencommissie van de Politie
  3. Dien je klacht in per brief of email, geef daarbij duidelijk aan waar de klacht over gaat, welke oplossing je wenst en binnen welke termijn je een reactie verwacht.









download template klachtenbrief

BEKIJK


DOWNLOAD


HANDBOEK




DOWNLOAD INFO



De bestanden zijn direct beschikbaar om te downloaden via ZIP;

Pak de ZIP file uit, sla het Word bestand op en ga direct aan de slag;

Je ontvangt bij de download de gratis Template in Microsoft Word en een handboek met instructies. 



NOTES



Dit is een gratis Template;

Je bent zelf verantwoordelijk voor je document/brief;

Bij twijfel adviseren wij altijd een specialist in te schakelen;

Het is niet toegestaan deze Template door te verkopen of voor andere commerciële doelstellingen te gebruiken.







zo maak je een klachtenbrief



stap 1

Download de gewenste Template van deze website, of start met een eigen template naar wens. 



stap 2

Voer de NAW gegevens en basis informatie in.



stap 3

Geef in de eerste alinea kort aan waar de brief over gaat, wat is je klacht. 



stap 4

In de vervolgalinea(’s) ga je verder in op het onderwerp van de brief. Je geeft een onderbouwing van je klacht, gaat er verder op in en komt eventueel met gewenste oplossingen. 



stap 5

Sluit de brief af- indien van toepassing met een verzoek tot actie. Bijvoorbeeld dat je wenst dat je een restitutie krijgt, of dat er op een andere manier actie wordt ondernomen om je klacht op te lossen. 



stap 6

Voeg eventuele bijlagen toe. Als je een klacht hebt over een defect product bij levering, kan je foto's toevoegen van het product en de beschadiging ervan.  



stap 7

Dubbel check en verstuur de brief. Je kan er ook voor kiezen om hem per email te versturen, of aangetekend als je bewijs van het versturen van je brief wil hebben voor je dossiervorming. 








Inhoud klachtenbrief


Hieronder staan een aantal voorbeelden van een klachtenbrief, om een idee te geven van de inhoud van de brief. 




voorbeeld klachtenbrief 1

[PLAATS], [DATUM]

 

Betreft: [ONDERWERP: KLACHTENBRIEF]

 

Geachte heer of mevrouw,

 

Middels deze brief dien ik een klacht in voor [HIER GEEF JE EEN KORTE OMRSCHRIJVING VAN DE KLACHT].

 

Ik dien de klacht in omdat [HIER GA JE VERDER IN OP DE KLACHT, GEEF EEN GOEDE ONDERWOUWING MET EVENTUEEL BEWIJSMATERIAAL].  

 

Voorkom dat je emoties in je brief toont. Zorg voor heldere tekst en uitleg en draag reëel oplossingen aan. Bedenkt wat voor jou een doeltreffende oplossing is en denk daarbij ook aan de haalbaarheid en realiteit.

 

[IN DE SLOTALINEA GEEF JE AAN WAT JE VERWACHT, EVENTUEEL MET EEN TERMIJN ERAAN VAST].

 

Met vriendelijke groeten,

 

[NAAM AFZENDER]

[HANDTEKENING AFZENDER]




voorbeeld klachtenbrief 2

[PLAATS], [DATUM]

 

Betreft: [ONDERWERP: KLACHTENBRIEF SCHOOL]

 

Geachte heer of mevrouw,

 

Hierbij dien ik een klacht in naar aanleiding van [BEKNOPTE OMSCHRIJVING VAN DE KLACHT].  Ik dien de klacht in omdat [GEEF HIER EEN VERDERE OMSCHRIJVING VAN DE KLACHT. GEEF GOED AAN WAAROM U DE KLACHT INDIENT EN WAT DE KLACHT PRECIES INHOUDT].

 

Op (datum) heb ik met de betrokkene, [NAAM], gesproken over mijn klacht. Ik heb mijn zorgen geuit over [OMSCHRIJVING], maar helaas is daar geen oplossing uitgekomen. Daarom zie ik mij genoodzaakt de klacht bij u als klachtencommissie in te dienen.

 

In de bijlage heb ik de stukken ter ondersteuning van mijn klacht toegevoegd. Mocht u meer informatie nodig hebben, kunt u mij telefonisch bereiken op [TELEFOONNUMMER]. Graag ontvang ik zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen 4 weken na dagtekening, een reactie van u op mijn klacht.

 

Met vriendelijke groeten,

 

[NAAM AFZENDER]

[HANDTEKENING AFZENDER]




voorbeeld klachtenbrief 3

[PLAATS], [DATUM]

 

Betreft: [ONDERWERP: KLACHTENBRIEF ADVOCAAT]

 

Geachte heer of mevrouw,

 

Hierbij dien ik een klacht in naar aanleiding van [BEKNOPTE OMSCHRIJVING VAN DE KLACHT VOOR DE ADVOCAAT].  Dit kan bijvoorbeeld zijn dat er naar jouw idee sprake is van belangenverstrengeling.

 

Ik dien de klacht in omdat [GA DIEPER IN OP DE KLACHT]. Geef als er sprake is van belangenverstrengeling  duidelijk aan waarom dit het geval is en welke partijen daarbij betrokken zijn. In de bijlage heb ik de correspondentie met [NAAM ADVOCAAT] toegevoegd, waarin ik mijn zorgen voor belangenverstrengeling heb gemeld.

 

Graag ontvang ik zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen 4 weken na dagtekening, een reactie van u op mijn klacht.

 

Met vriendelijke groeten,

 

[NAAM AFZENDER]

[HANDTEKENING AFZENDER]




voorbeeld klachtenbrief 4

[PLAATS], [DATUM]

Betreft: [ONDERWERP: KLACHTENBRIEF AANNEMER- REFERENTIENUMMER]

 

Geachte heer of mevrouw,

 

Middels deze brief dien ik een klacht in naar aanleiding van uw werkzaamheden bij onze woning op het adres [ADRESGEGEVENS].

 

U heeft volgens opdracht [OPDRACHTNUMMER] een dakkapel bij ons geplaatst op [DATUM]. In eerste instantie waren wij erg tevreden over de geleverde diensten, maar nu blijkt 2 weken later dat er een lekkage zit in de nieuwe dakkapel. De lekkage is nog niet verholpen en heeft voor schade gezorgd aan onze woning. Zie bijlage voor de foto’s van de lekkage en de schade tot en met heden.

 

Wij verzoeken u per ommegaande de lekkage te verhelpen en de schade die is ontstaan door de lekkage aan onze woning te herstellen. Wanneer de lekkage niet binnen 5 werkdagen na dagtekening van deze brief is verholpen, zien wij ons genoodzaakt een derde in te schakelen en de kosten voor herstel aan u door te belasten.

 

Met vriendelijke groeten,

 

[NAAM AFZENDER]

[HANDTEKENING AFZENDER]



ALLE voorbeeld klachtenbrieven


opbouw klachtenbrief


Elke brief Template heeft de standaard opbouw, zo ook een Klachtenbrief. Bekijk hieronder de verschillende onderdelen van een brief.

 




1. NAW GEGEVENS AFZENDER

[NAAM AFZENDER]

[STRAAT + HUISNUMMER]

[POSTCODE + PLAATS]




2. NAW GEGEVENS ONTVANGER

[NAAM ONTVANGER]

[STRAAT + HUISNUMMER]

[POSTCODE + PLAATS]




3. PLAATS EN DATUM

Bijvoorbeeld: Den Haag, 00-00-0000 OF Den Haag, 1 januari 0000 

De plaatsnaam begin je altijd met een hoofdletter. Verder kan je de keuze maken om de datum in cijfers uit te drukken, of om de maand voluit te schrijven (waarbij de eerste letter van de maand altijd een kleine letter is).




4. ONDERWERP

Hier geef je het onderwerp van de brief, bijvoorbeeld een referentienummer, of een verwijzing naar een bepaald specialisme.  




5. AANHEF

Voor wanneer de naam en het geslacht van de ontvanger niet bekend is, wordt het meest gebruik van de aanhef:

 Geachte heer/ mevrouw,

 

Andere opties zijn: 

Geachte heer mevrouw (achternaam)  

Geachte heer (voorletter, achternaam)

Geachte drs. (voorletter, achternaam)

 

Wanneer je een niet al te formele brief stuurt, kan je als aanhef Beste (gevolgd door de voornaam, of gevolgd door meneer/ mevrouw Achternaam gebruiken. 

Er zijn nog andere mogelijkheden voor de aanhef, maar we hebben een aantal gebruikelijke voor je op een rijtje gezet.




6. EERSTE ALINEA

In de eerste alinea geef je een inleiding waarin je kort vertelt waar de brief over gaat, in dit geval een klacht. Geef aan dat je een klacht hebt en in het kort waar de klacht betrekking op heeft. 




7. TWEEDE ALINEA EN VERVOLG INHOUD

In de 2e alinea ga je dieper in op je onderwerp, eventueel verdeeld in meerdere alinea’s. Vertel wat je klacht precies inhoudt en geef een goede onderbouwing. Je kunt ook al gewenste oplossingen aankaarten in je brief. 

 



8. AFSLUITING

De afsluiting van de brief bestaat uit een groet, bijvoorbeeld: Met vriendelijke groet. Bij formelere brieven wordt “Hoogachtend” gebruikt. Als afsluitende zin kan je aangeven dat je een reactie of een actie op je klacht verwacht en daar een termijn aan koppelen. Een redelijke termijn voor niet spoedeisende zaken is 3 a 4 weken. Mocht de ontvanger binnen die termijn nog geen oplossing kunnen hebben vinden, zullen ze je hier in ieder geval van po de hoogte moeten stellen. In dat geval zal je vaak een ontvangstbevestiging van je klacht ontvangen met de melding dat je klacht in behandeling is genomen.  




9. ONDERTEKENING

De ondertekening van de brief bestaat uit de naam en de handtekening. Bij een digitale brief kan je er ook voor kiezen om een digitale handtekening te gebruiken.

 



10. BIJLAGEN

Voeg je bijlage(n) toe aan je brief? In dat geval zet je onderaan de brief dat er bijlage(n) aan toegevoegd zijn, met de naam van de bijlage(n). Je kunt bijvoorbeeld fotomateriaal toevoegen, of een kopie van een factuur of orderbevestiging. 

 



Lettertype brief




Voor deze Template van de klachtenbrief zijn de volgende lettertypes gebruikt:


Source Sans Pro

Source Sans Pro is een schreefloos lettertype gemaakt door Paul D. Hunt, uitgebracht door Adobe in 2012. Het is de eerste open-source lettertypefamilie van Adobe, gedistribueerd onder de SIL Open Font-licentie. Het lettertype is geïnspireerd op de Gotische vormen.

 




Carla's templates



Op Carla’s Templates staan GRATIS Templates voor onder andere Brieven, Cv's en nog veel meer. Bij de categorie BRIEVEN vind je naast Templates ook informatie over het opstellen van een Nederlandse brief, de afsluiting van een brief, tips om de perfecte brief op te stellen en nog veel meer. Bekijk al onze Brief Templates.