Incassotraject

Incassotraject, zorg dat er snel wordt betaald en lees hoe een incassotraject eruit ziet, van factuur tot rechtbank. 

Hoe schrijf je een betalingsherinnering? Een betalingsherinnering schrijven is nog nooit zo gemakkelijk geweest met behulp van deze voorbeeld brieven. Lees alles over waar een betalingsherinnering aan moet voldoen en wat de belangrijkste stappen zijn in het incassotraject.

 

Helaas komt het regelmatig voor dat een factuur onbetaald blijft. In dat geval zal je een betalingsherinnering sturen naar de schuldenaar en zo een traject starten naar een eventuele ingebrekestelling en incassoprocedure.

Incassotrajecten kosten veel tijd en geld en niemand zit erop te wachten. Probeer daarom eerst op een vriendelijke manier tot een oplossing te komen. Een telefoontje naar de schuldenaar kan al voor veel opheldering zorgen en daarmee ook naar een snellere oplossing.

In het algemeen raden wij aan om altijd zoveel mogelijk in gesprek proberen te blijven met de schuldenaar. Bij goed contact zullen de schulden sneller worden afgelost leert de ervaring. Misschien kunnen jullie een betalingsregeling treffen, of is er een reden waarom de factuur nog niet is voldaan waar jullie samen uit kunnen komen. Incassotrajecten kosten veel geld en energie en daarom is het altijd beter om ze te voorkomen.

 

 

Incassotraject in simpele stappen

stap 1: Factuur

Stap 1 van het incassotraject is het versturen van de factuur. Dit is natuurlijk de eerste stap in het verkrijgen van je geld. De factuur wordt gestuurd, waarbij een algemeen gehanteerde betalingstermijn van 30 dagen gangbaar is. Uiteraard wordt ook andere termijnen gehanteerd, het kan zelfs zijn dat je een factuur vooraf moet voldoen. Maar ga in het algemeen uit van een termijn van 30 dagen.

 

---

stap 2: Betalingsherinnering

Als stap 2 in het incassotraject, wanneer de factuur onbetaald blijft, stuur je een betalingsherinnering naar de schuldenaar. Hierin geef je aan dat er nog een bedrag open staat en stel je de schuldenaar in de gelegenheid om het openstaande bedrag alsnog binnen een aantal dagen te voldoen. Geef hiervoor een redelijke termijn van 10 tot 14 dagen. Je kan ervoor kiezen om 1 herinnering te sturen en daarna over te gaan tot een aanmaning, of je kunt meerdere herinneringen sturen voordat je over gaat tot de volgende stap. Een telefoontje tussendoor raden wij altijd aan, om zo sneller tot een oplossing te komen.

 

---

stap 3: Aanmaning

Wanneer je factuur ondanks je betalingsherinnering(en) nog niet is betaald, start je stap 3 van het incassotraject en stuur je een aanmaning die wat dwingender van toon is. Hierin kan je een eventueel incassotraject alvast aankondigen en verzoek je de schuldenaar om binnen een korte termijn van 4-7 dagen alsnog tot betaling over te gaan.

 

---

stap 4: Ingebrekestelling !!

Dit is een belangrijke stap in het incassotraject, omdat deze stap nodig is om een incassotraject rechtsgeldig op te starten. Zonder een ingebrekestelling is de schuldenaar niet verplicht om incassokosten of kosten van een juridische procedure te betalen. Een ingebrekestelling is niet meer dan een brief waarin je aangeeft dat er een openstaande factuur is, met de referentie en het bedrag erbij en de melding dat je de schuldenaar daarom in gebreke stelt.

 

In de ingebrekestelling geef je de schuldenaar nog een laatste keer de gelegenheid om tot betaling over te gaan, alvorens het incassotraject te starten waarbij de incassokosten aan de schuldenaar worden doorbelast. Particulieren krijgen volgens de wet nog 14 (+1) dagen de tijd om tot betaling over te gaan. Bij bedrijven geldt een termijn van 5 dagen.

Incassokosten

Vanaf 15 dagen na dagtekening van de ingebrekestelling, kan je bij particulieren incassokosten in rekening brengen. Bij bedrijven geldt een termijn van 5 dagen na dagtekening van de ingebrekestelling. Er geldt een staffel voor het percentage dat aan incassokosten in rekening gebracht mag worden volgens de wet: 15% over de eerste € 2.500, 10 % over de volgende € 2.500, 5% over de volgende € 5.000

en 1% over de volgende € 190.000.

 

 

---

stap 5: uit handen geven

Je kunt er nu voor kiezen om het incassotraject uit handen te geven. Er zijn genoeg partijen die hierin zijn gespecialiseerd en alles voor je uit handen kunnen geven. Het incassobureau zal trachten om de schuldenaar alsnog tot betaling te laten overgaan.

 

---

stap 6: Rechtbank

Blijft ondanks al je pogingen de factuur onbetaald? In dat geval kan je een gerechtelijke procedure starten. Schakel hiervoor de juiste juridische hulp in.

 

---

Voorbeeld betalingsherinnering

[PLAATS], [DATUM]

 

Betreft: [ONDERWERP: VOORBEELD BETALINGSHERINNERING]

 

Geachte heer of mevrouw,

 

Volgens onze financiële administratie hebben wij nog geen (volledige) betaling mogen ontvangen van factuur [FACTUURNUMMER OPENSTAANDE FACTUUR]. In de bijlage hebben we een kopie van de factuur toegevoegd.

 

Wij verzoeken u vriendelijk om het openstaande bedrag a [BEDRAG] binnen [AANTAL] dagen over te maken op onze bankrekening: [IBANNUMMER, ten name van NAAM REKENINGHOUDER].

 

Wanneer uw betaling deze brief heeft gekruist, kunt u de brief als niet verzonden beschouwen. Verder kunt u bij vragen of onduidelijkheden contact opnemen met de financiële administratie op [TELEFOONNUMMER/ EMAL].

 

 

Met vriendelijke groeten,

 

 

[NAAM AFZENDER]

[HANDTEKENING AFZENDER]

Voorbeeld 2e betalingsherinnering

[PLAATS], [DATUM]

 

Betreft: [ONDERWERP: VOORBEELD 2E BETALINGSHERINNERING]

 

Geachte heer of mevrouw,

 

Volgens onze financiële administratie hebben wij, ondanks onze betalingsherinnering van [DATUM],  nog geen (volledige) betaling mogen ontvangen van factuur [FACTUURNUMMER OPENSTAANDE FACTUUR].

 

Wij verzoeken u om het openstaande bedrag a [BEDRAG] binnen [AANTAL] dagen over te maken op onze bankrekening: [IBANNUMMER, ten name van NAAM REKENINGHOUDER].

 

Wanneer uw betaling deze brief heeft gekruist, kunt u de brief als niet verzonden beschouwen. Verder kunt u bij vragen of onduidelijkheden contact opnemen met de financiële administratie op [TELEFOONNUMMER/ EMAL].

 

 

Met vriendelijke groeten,

 

 

[NAAM AFZENDER]

[HANDTEKENING AFZENDER]

Voorbeeld aanmaning

[PLAATS], [DATUM]

 

Betreft: [ONDERWERP: VOORBEELD AANMANING]

 

Geachte heer of mevrouw,

 

Ondanks onze eerdere verzoeken hebben wij nog geen (volledige) betaling mogen ontvangen van factuur [FACTUURNUMMER OPENSTAANDE FACTUUR].

 

Wij verzoeken u met klem om het openstaande bedrag a [BEDRAG] binnen [AANTAL] dagen over te maken op onze bankrekening: [IBANNUMMER, ten name van NAAM REKENINGHOUDER]. Wanneer wij niet binnen [AANTAL] dagen de volledige betaling van u hebben ontvangen, zien wij ons genoodzaakt om een incassotraject in gang te zetten. In dat geval zullen de incassokosten aan u doorberekend worden.

 

Wij hopen dat het niet zover zal komen en u spoedig tot betaling zal overgaan. Wanneer er een reden is dat de factuur nog niet is voldaan, kunnen we in gesprek gaan om tot een oplossing te komen. In dat geval kunt u contact opnemen met [NAAM + TELEFOONNUMMER/MAIL].

 

 

Met vriendelijke groeten,

 

 

[NAAM AFZENDER]

[HANDTEKENING AFZENDER]

Voorbeeld ingebrekestelling

[PLAATS], [DATUM]

 

Betreft: [ONDERWERP: VOORBEELD INGEBREKESTELLING]

 

Geachte heer of mevrouw,

 

Wij stellen u hierbij in gebreke omdat u ondanks onze eerdere verzoeken niet tot betaling bent over gegaan van factuur [FACTUURNUMMER OPENSTAANDE FACTUUR].

 

Wij verzoeken u met klem om het openstaande bedrag a [BEDRAG] binnen [AANTAL] dagen over te maken op onze bankrekening: [IBANNUMMER, ten name van NAAM REKENINGHOUDER]. Wanneer wij niet binnen [AANTAL] dagen de volledige betaling van u hebben ontvangen, gaan wij het incassotraject starten en zullen de incassokosten aan u worden doorberekend.

 

Wij hopen dat het niet zover zal komen en u spoedig tot betaling zal overgaan. Wanneer er een reden is dat de factuur nog niet is voldaan, kunnen we in gesprek gaan om tot een oplossing te komen. In dat geval kunt u contact opnemen met [NAAM + TELEFOONNUMMER/MAIL].

 

 

Met vriendelijke groeten,

 

 

[NAAM AFZENDER]

[HANDTEKENING AFZENDER]

Voorbeeld brieven

Hoe ziet een zakelijke brief eruit?

---

Elke brief Template heeft de standaard opbouw. Bekijk hieronder de verschillende onderdelen van een bezwaarschrift.

 

---

1. NAW GEGEVENS AFZENDER

[NAAM AFZENDER]

[STRAAT + HUISNUMMER]

[POSTCODE + PLAATS]

---

2. NAW GEGEVENS ONTVANGER

[NAAM ONTVANGER]

[STRAAT + HUISNUMMER]

[POSTCODE + PLAATS]

---

3. PLAATS EN DATUM

Bijvoorbeeld: Den Haag, 00-00-0000 OF Den Haag, 1 januari 0000 

De plaatsnaam begin je altijd met een hoofdletter. Verder kan je de keuze maken om de datum in cijfers uit te drukken, of om de maand voluit te schrijven (waarbij de eerste letter van de maand altijd een kleine letter is).

---

4. ONDERWERP

Hier geef je het onderwerp van de brief, bijvoorbeeld een referentienummer, of een verwijzing naar eerder contact. Je kunt hier bijvoorbeeld vermelden [bezwaar servicekosten factuur 0000]

---

5. AANHEF

Voor wanneer de naam en het geslacht van de ontvanger niet bekend is, wordt het meest gebruik van de aanhef:

 Geachte heer/ mevrouw,

 

Andere opties zijn: 

Geachte heer mevrouw (achternaam)  

Geachte heer (voorletter, achternaam)

Geachte drs. (voorletter, achternaam)

 

Wanneer je een niet al te formele brief stuurt, kan je als aanhef Beste (gevolgd door de voornaam, of gevolgd door meneer/ mevrouw Achternaam gebruiken. 

Er zijn nog andere mogelijkheden voor de aanhef, maar we hebben een aantal gebruikelijke voor je op een rijtje gezet.

---

6. EERSTE ALINEA

In de eerste alinea geef je een inleiding waarin je kort vertelt waar de brief over gaat. In dit geval dat je bezwaar maakt. Voorbeeld zinnen zijn:

Middels deze brief maakt ik bezwaar tegen [OMSCHRIJVING BEZWAAR]

Naar aanleiding van uw aankondiging van de huurverhoging, maak ik hierbij bezwaar tegen [OMSCHRIJVING BEZWAAR]

Op [DATUM] heeft u een boete gestuurd met referentienummer [NUMMER]. Tegen deze boete teken ik bezwaar aan. 

Op [DATUM] heeft u mij een officiële waarschuwing gegeven waartegen ik hierbij bezwaar aanteken. 

Hierbij maak ik bezwaar tegen [OMSCHRIJVING BEZWAAR]

Naar aanleiding van ons telefonisch contact d.d. [DATUM] maak ik hierbij bezwaar tegen [OMSCHRIJVING BEZWAAR]

---

7. TWEEDE ALINEA EN VERVOLG INHOUD

In de 2^e alinea ga je dieper in op je onderwerp, eventueel verdeeld in meerdere alinea’s. Geef een duidelijke omschrijving van hetgeen je bezwaar tegen maakt. Het is van belang om eerst uit te zoeken in hoeverre uw bezwaar gegrond is. Twijfelt u hierover, schakel dan deskundige hulp in. 

Als je bezwaar maakt op basis van je rechten, verwijs dan naar de wetteksten die er betrekking op hebben. Zorg er altijd voor dat je emoties buiten wege laat en dat je professioneel, helder en kort en bondig je bezwaar op papier zet. 

 

---

8. AFSLUITING

De afsluiting van de brief bestaat uit een afsluitende zin en een groet, bijvoorbeeld: Met vriendelijke groet. Bij formelere brieven wordt “Hoogachtend” gebruikt.  

Als afsluitende zin kan je een bepaalde termijn stellen waarbinnen je een reactie wil ontvangen, of je kan al een vervolg voorstellen. Geef ook duidelijk aan wie de contactpersoon is en hoe deze contactpersoon te bereiken is. 

---

9. ONDERTEKENING

De ondertekening van de brief bestaat uit de naam en de handtekening. Bij een digitale brief kan je er ook voor kiezen om een digitale handtekening te gebruiken.

 

---

10. BIJLAGEN

Voeg je bijlage(n) toe aan je brief? In dat geval zet je onderaan de brief dat er bijlage(n) aan toegevoegd zijn, met de naam van de bijlage(n).

 

Lettertype brief

Voor deze Template zijn de volgende lettertypes gebruikt:

Source Sans Pro

Source Sans Pro is een schreefloos lettertype gemaakt door Paul D. Hunt, uitgebracht door Adobe in 2012. Het is de eerste open-source lettertypefamilie van Adobe, gedistribueerd onder de SIL Open Font-licentie. Het lettertype is geïnspireerd op de Gotische vormen.

 

Carla's templates

Op Carla’s Templates staan GRATIS Templates voor onder andere Brieven, Cv's en nog veel meer. Bij de categorie BRIEVEN vind je naast Templates ook informatie over het opstellen van een Nederlandse brief, de afsluiting van een brief, tips om de perfecte brief op te stellen en nog veel meer. Bekijk al onze Brief Templates.

Lees meer over de juridische stappen in het incassotraject op de website van de Rijksoverheid.